Il procedimento disciplinare, ossia il procedimento mediante il quale il datore di lavoro contesta al lavoratore una violazione del regolamento disciplinare e, eventualmente, gli impone una sanzione, è costellato di comunicazioni. Il datore di lavoro, in primo luogo, dovrà contestare il fatto al lavoratore, in modo completo, esaustivo e preciso; in seguito, dovrà attendere cinque giorni prima di poter comunicare l’applicazione della sanzione, in quanto in questo lasso di tempo il lavoratore potrà presentare giustificazioni scritte o richiedere di essere ascoltato (cd. ‘audizione’).
Sia la contestazione che la richiesta di audizione sono atti recettizi, cioè atti che producono i propri effetti a partire dal momento in cui il destinatario li ha conosciuti: i cinque giorni trascorsi i quali il datore di lavoro può applicare la sanzione decorrono dall’avvenuta conoscenza, da parte del lavoratore, della contestazione. Di conseguenza, queste comunicazioni devono essere effettuate con mezzi che consentano di sapere se il messaggio è stato ricevuto o meno dal destinatario.
La Corte di Cassazione, con ordinanza n. 35922 del 22/12/2023, ha preso in considerazione un caso di invio di richiesta di audizione tramite semplice e-mail. Il lavoratore era stato licenziato per aver pubblicato su Facebook messaggi lesivi dell’immagine dell’azienda; dopo che gli era stato contestato tale comportamento e prima che gli venisse comunicato il licenziamento, aveva chiesto tramite e-mail di essere ascoltato dall’azienda, ma l’e-mail non era stata ricevuta.
La Cassazione evidenzia come il sistema di mail ordinaria non permetta di sapere quando il messaggio è stato effettivamente consegnato al destinatario; in caso di invio a mezzo PEC, invece, si ottiene una ricevuta di avvenuta consegna, a partire dalla quale decorreranno i termini del procedimento disciplinare.
Per altri sistemi di comunicazione, quali la raccomandata postale, il telegramma e il telefax, opera una presunzione: una volta consegnata la lettera all’ufficio postale o una volta che sia stata inoltrata a mezzo telefax, si presume che essa arriverà al destinatario. Tuttavia, tali sistemi, per le loro caratteristiche, non sono equiparabili alla mail ordinaria.
Di conseguenza, in caso di richiesta di audizione inviata tramite e-mail, il lavoratore è tenuto a dimostrare l’avvenuta ricezione dell’e-mail da parte dell’azienda, non essendo sufficiente dimostrare di aver inviato l’e-mail. Al contempo, le comunicazioni aziendali inerenti il procedimento disciplinare dovranno essere effettuate con mezzi che consentano di sapere se l’invio è andato a buon fine.
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